15 maart 2019
1. Jouw privacy
WSV De Stuw hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop WSV De Stuw persoonsgegevens verwerkt van leden, gasten, leveranciers, bezoekers, en andere personen waarmee WSV De Stuw een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie.
Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt WSV De Stuw zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is WSV De Stuw, Havenstraat 3, Grave.
In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.
1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens
Er zijn verschillende doeleinden waarvoor WSV De Stuw je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die WSV De Stuw uitvoert, verzamelt en verwerkt WSV De Stuw persoonsgegevens van de relatie:
Wanneer de relatie lid, voorlopig lid, aspirant lid of buitengewoon lid, of gast van WSV De Stuw is/wordt:
o Voor het verwerken van de contributie en andere gelden.
o Voor een plaatsing op en controle van de wachtlijst.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
o Voor het registreren van de ledenbijdrage.
Wanneer de relatie donateur van WSV De Stuw is/wordt:
o Voor het verwerken van sponsorbedragen.
o Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
o Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.
o LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
Wanneer de leverancier van WSV De Stuw is/wordt:
o Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door WSV De Stuw.
o LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
Wanneer de relatie contact opneemt met WSV De Stuw via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media:
o Voor het onderhouden van het contact.
De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen.
Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven bewaard na het beëindigen van de relatie. Dit gebeurt voor ondermeer het organiseren van reünies en het bijhouden van een botenregister.
1.3. Persoonsgegevens die wij vastleggen
Persoonsgegeven
Voorletters
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
Emailadres (ouder/voogd)
2e Emailadres (ouder/voogd)
Geslacht
Geboortedatum
Mobiel telefoonnummer (ouder/voogd)
Vast telefoonnummer
Rekeningnummer
KVK nummer
Bedrijfsnaam
Straat en huisnummer
Postcode
Woonplaats
Land (gevestigd)
Nationaliteit
Lidnummer
Gegevens boot of schip
1.4. Administraties
WSV De Stuw voert een aantal administraties om de vereniging draaiende te houden. Hierbij
minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede
administratie te kunnen voeren.
WSV De Stuw-site : content management systeem
Leden- en Contributieadministratie : Webapplicatie voor innen van contributie en vastleggen van gegevens.
1.5. E-mail
WSV De Stuw verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de vereniging. Daarnaast worden bijvoorbeeld e-mails verstuurd om vergadering en evenementen aan te kondigen zoals de algemene ledenvergadering en de nieuwjaarsreceptie, jaarrekeningen en facturen te verzenden, etcetera. Een aantal (oudere) leden ontvangt in plaats van e-mail een brief.
Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door de afmeldlink in de e-mail te gebruiken of door te antwoorden op de e-mail / brief.
1.6. Foto’s en video’s
Gedurende wedstrijden, activiteiten, en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt. Deze foto’s en/of video’s kunnen op een van de websites van WSV De Stuw of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Beeldmateriaal waarop kinderen herkenbaar afgedrukt staan, wordt vanaf 2019 niet meer actief gebruikt, maar kan nog wel in een archief of op de website staan.
Als er op de website of sociale media toch een foto staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar bestuur@wsv-de-stuw.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video.
WSV De Stuw heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media of in andere media. Indien je van mening bent dat WSV De Stuw hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met WSV De Stuw via bestuur@wsv-de-stuw.nl met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. WSV De Stuw zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft WSV De Stuw geen verantwoordelijkheid, tenzij door WSV De Stuw zelf geplaatst.
Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar bestuur@wsv-de-stuw.nl met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen.
1.7. Recht op inzage van gegevens:
Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de secretaris via bestuur@wsv-de-stuw.nl.
1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden
WSV De Stuw laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.
1.9. Social media
WSV De Stuw gaat graag, via het web en (eigen) social media kanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. WSV De Stuw volgt hiervoor soms het internet en social media kanalen, zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Hierbij kan WSV De Stuw discussies op deze kanalen volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. WSV De Stuw behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, WSV De Stuw (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. WSV De Stuw is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar social media kanalen of de content op haar social media kanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met WSV De Stuw via bestuur@wsv-de-stuw.nl.